HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 1. Algemeen

Artikel 1.1

Een reglement heeft een aanvullende functie op de algemene stichtingsstatuten “Statuten Stichting Wijkraad Cuijk-Centrum”, zoals gepasseerd op 17 september 2024, hierna te noemen “Statuten”.

Het primaire doel is een regeling van het beheer en de inrichting van de stichting. Het secundaire doel is de regu1lering van taken, bevoegdheden, procedures, e.d. waarin de statuten nog niet zijn voorzien.

Artikel 1.2

Het huishoudelijk reglement, alsmede alle toekomstige wijzigingen en aanvullingen daarop, mogen niet in strijd zijn met de stichtingsstatuten. In geval van conflicterende regels of onduidelijkheden prevaleren de Statuten.

Artikel 1.3

De reglementen, vastgelegd in het huishoudelijk reglement, kunnen en mogen slechts veranderd worden, indien tenminste 3/4 deel van de stemgerechtigde leden van het Algemeen Bestuur van de Stichting Wijkraad Cuijk-Centrum, verder te noemen “Bestuur”, aanwezig is en tevens minimaal een 2/3 meerderheid uit de geldig uitgebrachte stemmen wordt behaald.

Artikel 2. De organisatiestructuur van de Stichting

Artikel 2.1

Tot de permanente organisatiestructuur binnen de Wijkraad behoren de navolgende organen:

Algemeen Bestuur – volledig Bestuur bestaande uit Dagelijks Bestuur en overige bestuursleden
Dagelijks Bestuur – gekozen bestuursleden uit het Algemeen Bestuur die de functie van voorzitter, secretaris en/of penningmeester vervullen.
Door Bestuur aangestelde bestuursondersteuners en werkgroepen

Artikel 2.2

Tot de organisatiestructuur behoort tevens op afroep de kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie bestaat uit 2 bestuursleden gekozen uit het Bestuur, voor een periode van twee jaar, waarvan jaarlijks een van beide leden aftreedt en wordt door de bestuursleden een opvolger gekozen voor een periode van twee jaar.

Artikel 2.3

De wijkraad kan ter voorbereiding of uitvoering van taken werkgroepen instellen. b) Werkgroepen en bestuursondersteuners worden aangesteld en opgeheven door het Bestuur. Hiervoor is een meerderheid van stemmen nodig in een vergadering waarin ten minste 3/4 van de bestuursleden aanwezig is.
In elke werkgroep neemt tenminste één Bestuurslid zitting.

De wijkraad coördineert de activiteiten van de werkgroepen en kan de werkgroep nadere regels stellen met betrekking tot de uitvoering van de taken van de werkgroep. In de taakopdracht van de werkgroep geeft de wijkraad aan welke bevoegdheden de wijkraad aan de werkgroep delegeert.
De werkgroepen houden het Bestuur geïnformeerd over hun activiteiten en leggen daarnaast schriftelijk verantwoording af aan het Bestuur. Hiervoor benoemt iedere werkgroep uit zijn midden een contactpersoon.

Artikel 2.4

In alle gevallen, waarin tegenstrijdige standpunten kunnen ontstaan tussen de diverse binnen de Wijkraad aangestelde bestuursondersteuners en werkgroepen onderling of tussen dezen en het Bestuur, worden de uitspraken van het Bestuur beschouwd als bindend voor alle partijen.
Bij niet naleving van de uitspraak van het Bestuur wordt de betreffende bestuursondersteuner of werkgroep direct geacht geroyeerd te zijn door het Bestuur. Dit laatste houdt in dat (het Bestuur van) de Wijkraad niet meer aansprakelijk kan worden gesteld voor de door de betreffende werkgroep of bestuursondersteuner aangegane verplichtingen en/of gemaakte schulden.

Artikel 3. Het Bestuur van de Stichting

Artikel 3.1 Bestuurstaken

De taak van het Bestuur is de behartiging van de stichtingsbelangen, binnen de context van zijn bevoegdheden, die blijken uit de statuten, het huishoudelijk reglement, dan wel uit de goedgekeurde bestuursstukken en bestuursverslagen.
Het Bestuur heeft de leiding over het nastreven van de doelstellingen van de Wijkraad. Daarvoor is zij als hoogste instantie verantwoordelijk.
Artikel 3.2 Uitvoering bestuurstaken
Bestuursleden hebben de verplichting hun taken behoorlijk te vervullen en kunnen daarop worden aangesproken. Die behoorlijke taakvervulling houdt in dat u als bestuurslid in elk geval handelt in overeenstemming met het statutaire doel en zich houdt aan in de wet, in de statuten en in dit huishoudelijk reglement omschreven verplichtingen.
Tot een behoorlijke taakvervulling van bestuursleden behoren in ieder geval: a) Bestuursleden zijn bekend met de statuten van de organisatie.

Bestuursleden gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.
Bestuursleden nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s. Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
Bestuursleden vergewissen zich ervan dat collegabestuursleden hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door een medebestuurslid gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt.
Bestuursleden vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van aanvaarde taken.

Bestuursleden handelen in zaken die de Wijkraad aangaan niet op persoonlijke titel, maar altijd namens het Bestuur van de Wijkraad.
Bestuursleden vertegenwoordigen en spreken vanuit de wijkraad en dragen hierbij de intentie uit die in het bestuursoverleg is overeengekomen.
Bestuursleden zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is, worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (onder andere in notulen).
Bestuursleden zijn verplicht om elkaar onderling te informeren over alle zaken die van belang zijn voor een goede taakvervulling.
Bestuursleden voeren geen activiteiten uit en maken geen externe afspraken zonder dat daarover in een bestuursvergadering een positief besluit is genomen. k) Bestuursleden die verplicht zijn om de balans of andere financiële gegevens te verstrekken, doen dat op tijd en volgens de regels.
Bestuursleden voeren taken tijdig en naar behoren uit. Is men door welke omstandigheid dan ook hiertoe niet in de gelegenheid, dan kan dit worden gemeld zodat anderen kunnen inspringen.
Bestuursleden voeren binnen vergaderingen eerlijk discussie, maken goed onderscheid tussen interne en externe correspondentie en komen afspraken na.

Artikel 3.3 Adviezen en raadpleging van wijkbewoners

Bestuursleden en bestuursondersteuners (in de artikelen 3.3 en 3.4 verder aangeduid als de Wijkraad) kunnen juridisch niet in de plaats treden van individuele wijkbewoners of van groepen van wijkbewoners en hen dus niet juridisch vertegenwoordigen.
De Wijkraad kan wél gevraagd en ongevraagd adviezen geven over zaken die de wijkbewoners aangaan en stelt daarvan medebestuurders en wijkbewoners op de hoogte.
In belangrijke zaken raadpleegt de Wijkraad wijkbewoners, vraagt hun mening en draagt deze of een daarop gebaseerd advies uit.
De Wijkraad kan voor het raadplegen gebruik maken van alle ter beschikking staande middelen, zoals (online) enquêtes en stemmingen.
Bewoners kunnen de Wijkraad om advies vragen en/of opmerkingen over de fysieke en sociale woonomgeving bij de Wijkraad kenbaar maken via het secretariaat. Indien nodig wordt door het bestuur bepaalt of er een deel van een volgende vergadering aan gewijd zal worden in aanwezigheid van bewoners.

Artikel 3.4 Informatievoorziening naar wijkbewoners

De Wijkraad zal de wijkbewoners voorzien van de door de Wijkraad genomen besluiten.
De Wijkraad maakt voor informatievoorziening gebruik van verschillende ter beschikking staande online / offline kanalen en middelen.
Agenda en besluiten van het Bestuur worden gepubliceerd op de website nadat deze in een volgende bestuursvergadering zijn goedgekeurd.
De Wijkraad is niet verplicht om informatie van andere instanties zoals gemeente of politie door te geven; externe instanties hebben hun eigen informatieplicht.
Wijkbladen met verspreiding in Cuijk-Centrum worden waar nodig geinformeerd over publicaties van de Wijkraad.

Artikel 3.5 Bestuursvergaderingen

Jaarlijks stelt de secretaris de bestuursagenda voor het komend jaar op en het Bestuur keurt deze goed. Deze agenda wordt vervolgens op de website gepubliceerd.
Minimaal 7 dagen voor een bestuursvergadering verspreidt de secretaris de agenda en vergaderstukken. Deze stukken worden vooralsnog niet publiekelijk beschikbaar gesteld. De voorzitter dan wel plaatsvervangend aangewezen bestuurlid zit de vergadering voor en de secretaris maakt intern verslag en een actielijst. Het intern verslag wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering ter goedkeuring voorgelegd.
Bestuursleden zijn aanwezig bij de bestuursvergaderingen of melden zich af bij het secretariaat. Het bestuurslid dat niet aanwezig kan zijn dient een ander bestuurslid schriftelijk te machtigen om namens hem / haar te stemmen, zodat het quorum altijd gehaald wordt.
Belanghebbenden van het werkgebied kunnen via het secretariaat een verzoek doen tot gastbezoek bij de Bestuursvergadering om een onderwerp uit de wijk bespreekbaar te maken of te onderbouwen aan het Bestuur.

Artikel 4. Wijze van verkiezen bestuursleden, bindende voordracht en aftreden/ontslag. Aanstellen van werkgroepen en bestuursondersteuners

Artikel 4.1

Kandidaten voor het Bestuur kunnen zich schriftelijk aanmelden bij de secretaris van de Wijkraad. Nieuwe bestuursleden worden voorgedragen door het Dagelijks Bestuur en worden door het Bestuur benoemd. Bij keuze voor de benoeming wordt rekening gehouden met een representatieve afspiegeling van de bewoners en een vertegenwoordiging uit alle delen van de wijk.

Voor benoeming van een bestuurslid dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) door de kandidaat bestuurder bij de gemeente aangevraagd te worden. De Wijkraad dekt de kosten hiervoor.

Artikel 4.2

De omvang en samenstelling van het Bestuur wordt met inachtneming van de statuten door het Bestuur bepaald.

Een besluit tot wijziging c.q. uitbreiding van het Bestuur kan alleen met meerderheid van stemmen genomen worden door het Bestuur, waarvan tenminste 3/4 deel aanwezig is.

Artikel 4.3

De zittingstermijn van de voorzitter, penningmeester en secretaris bedraagt 3 jaar, met een maximum van 3 aaneengesloten periodes van 3 jaar. Betreffende bestuursleden zijn hierna weer na 1 jaar herkiesbaar voor deze functie.

Artikel 4.4

Door vrijwillig of gedwongen tussentijds aftreden van bestuursleden ontstane vacatures kunnen tussentijds worden aangevuld.

Artikel 4.5

Het Bestuur kan bij meerderheid van stemmen in een vergadering waar tenminste 3/4 van de bestuursleden aanwezig is, besluiten om werkgroepen of bestuursondersteuners (zonder stemrecht in het Bestuur) aan te stellen of een dergelijke aanstelling te beëindigen.

Artikel 4.6

Indien een meerderheid van het Bestuur van mening is dat een der bestuursleden de hem/haar opgedragen taken niet naar behoren vervult, bestaat de mogelijkheid tot berisping.

E.e.a. kan eerst na een schriftelijke stemming, waarbij een normale meerderheid wordt behaald. Indien het betreffende bestuurslid ook na de berisping volhardt in zijn houding, kan dit voor het Bestuur aanleiding zijn tot ontzetting uit de bestuursfunctie.

Artikel 4.7

Ook ten aanzien van leden van werkgroepen en bestuursondersteuners kunnen berispingen en ontheffingen uit de functie gegeven worden, e.e.a. overeenkomstig de onder artikel 4.8 genoemde procedure.

Artikel 4.8

Eventueel met opzet toegebrachte schade aan zaken, de Wijkraad toebehorend, kan een eis tot schadevergoeding tot gevolg hebben.

Artikel 5. Financiën

Artikel 5.1 Algemeen

De penningmeester:

voert de (financiële) administratie van de stichting in een solide online deelbare omgeving;
voert de administratie volgens de wettelijke voorschriften uit en bewaart deze;
c) stelt relevante bestanden beschikbaar voor alle bestuursleden.

De huidige activiteiten van de stichting zijn vrijgesteld van de volgende belastingen: btw / loonheffingen. Bij wijzigingen in activiteiten beoordeelt de penningmeester of de stichting belastingplichtig is en handelt hiernaar.

Artikel 5.2 Begroting, rapportages en verantwoording

De penningmeester stelt jaarlijks – met input van de bestuursleden, de bestuursondersteuners en de werkgroepen – de begroting op. In de laatste bestuursvergadering van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar wordt de begroting aan het stichtingsbestuur voorgelegd en vastgesteld.
In de eerste maand na afloop van het kalenderjaar stelt de penningmeester de jaarcijfers op. Deze cijfers worden in de eerstvolgende bestuursvergadering besproken. Nadat de jaarcijfers opgemaakt zijn, voert de kascontrole-commissie haar controle uit (zie artikel 2.2) en rapporteert haar bevindingen aan het Bestuur.
In eerste jaarlijkse Bestuursvergadering worden de begroting en jaarcijfers besproken. De onderliggende stukken worden voor het Bestuur deelbaar vastgelegd.
De financiële administratie is te allen tijde door Bestuursleden in te zien.

Artikel 5.3 Procuratie

Verplichtingen die de stichting aangaat dient een bestuurslid voorafgaand in de bestuursvergadering voor te leggen. Pas na goedkeuring door een meerderheid van de bestuursleden kunnen verplichtingen definitief worden aangegaan. Voorbeelden van verplichtingen zijn langlopende contracten (o.a. met bank / verzekeringen / huur), aanvragen in het kader van sociaal ontwikkelingsbudget en de organisatie van evenementen.
De penningmeester is enkel bevoegd zelfstandig betalingen te verrichten tot een maximum van EUR 2.000. Betalingen boven dit bedrag vereisen een tweede fiatteur. Als tweede fiatteur is een van de zittende Bestuursleden van de stichting aangewezen. De tweede fiatteur is tevens bevoegd alle bankrekeningen online in te zien.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat deze betalingsbevoegdheden zijn ingericht in het onlinebankierensysteem.
Naast het online-bankierensysteem bezit de stichting 2 bankpassen, waarmee enkel pintransacties mogelijk zijn (met een maximum van EUR 5.000,00 per dag). Het doorvoeren van aanpassingen in deze limieten vereist een tweede fiatteur zoals hierboven ook benoemd.
De Wijkraad streeft ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner. En geldverkeer via de bank wordt automatisch geregistreerd.
Indien bij activiteiten dan wel evenementen wel contant betalingsverkeer wordt verricht, volgt de Wijkraad sluitende procedures, zoals de inzet van munten, om geldverlies te verkleinen.

Artikel 6. Vergoedingen

Artikel 6.1 Vaste onkosten

Voor penningmeester en/of secretaris worden vaste onkostenvergoedingen toegekend. Aanpassing aan de hoogte van de vaste onkostenvergoeding wordt jaarlijks vastgesteld door het Bestuur.

Artikel 6.2 Niet-vaste onkosten

Vergoeding van niet-vaste onkosten, zoals voor aankopen t.b.v. het uitvoeren van werkzaamheden voor de Wijkraad, vindt plaats na het bij de penningmeester indienen van een declaratieformulier inclusief de aankoopbonnen, kwitanties, kilometervergoeding a € 0,23 /km, e.d. Bij declaraties hoger dan EUR 150 dient naast de penningmeester een tweede fiatteur uit het Dagelijks Bestuur goedkeuring te geven.

Artikel 7. Gemeentelijke subsidies

Artikel 7.1

Jaarlijks geeft de gemeente subsidie aan de wijk- en dorpsraden van Land van Cuijk voor enerzijds het financieel ondersteunen van de activiteiten van de Wijkraad activiteiten en anderzijds een deel sociaal vernieuwingsbudget om lokale initiatieven incidenteel te ondersteunen. De penningmeester draagt zorg voor een tijdige subsidieaanvraag bij de gemeente.

Artikel 7.2

Bestuursleden, bestuursondersteuners, werkgroepen en wijkbewoners kunnen een aanvraag “Inwonersinitiatief” indienen bij het Bestuur van de stichting. Alle aanvragen worden in de eerstvolgende bestuursvergadering voorgelegd.

Na goedkeuring door een meerderheid van de bestuursleden ondersteunt de Wijkraad het initiatief en ondersteunt de aanvraag naar de gemeente en indien wederzijds gewenst in het initiatief zelf door middel van een werkgroep.

Artikel 7.3

Betaling van toegekende aanvragen vindt plaats op basis van onderliggende bescheiden die de aanvrager aanlevert bij het secretariaat van de Wijkraad. De voorkeur gaat ernaar uit dat de stichting betalingen rechtstreeks verricht per bankoverschrijving aan leveranciers, en niet aan particulieren (behalve bij kleinschalige activiteiten).

Artikel 8. Aansprakelijkheid en verzekeringen

Artikel 8.1

De gemeente Land van Cuijk heeft ter afdekking veiligheid van haar bestuurders/ vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. Deze verzekering verzekert schade aan anderen of aan spullen van anderen die veroorzaakt is door de stichting of haar bestuurders/ vrijwilligers.

Artikel 8.2

De stichting heeft geen verzekering afgesloten voor haar eigen inventaris. Dit omdat het Bestuur het risico op en de omvang van de schade van haar inventaris beperkt acht. De financiële impact van de schade zal nooit de continuïteit van de stichting in gevaar brengen.

Een bestuurders-aansprakelijkheidsverzekering is afgesloten door de Gemeente Land van Cuijk als onderdeel van de vrijwilligersverzekering. Een aanvullende

bestuurders-aansprakelijkheidsverzekering acht het Bestuur momenteel niet nodig omdat het risico op bestuursfouten beperkt is. De grootste risico’s op bestuursfouten zijn afgedekt door maatregelen die o.a. in de statuten en het huishoudelijk reglement zijn opgenomen.

Artikel 8.3

Gemeente Land van Cuijk heeft voor al haar vrijwilligers in de gemeente een vrijwilligersverzekering afgesloten. Onderdeel van deze verzekering zijn ook bedrijfsaansprakelijkheid en bestuurdersaansprakelijkheid.

Artikel 8.4

Jaarlijks worden de risico’s op aansprakelijkheid door het Bestuur geëvalueerd. Afhankelijk van de uitkomsten van deze evaluatie worden verzekeringen aangepast.

Artikel 9. Beschikbaarstelling middelen en materialen

Artikel 9.1

De stichting heeft een actueel overzicht van al haar eigendommen. De penningmeester onderhoudt dit overzicht.

Artikel 9.2

Alle op kosten of op naam van de Wijkraad aangeschafte materialen, goederen en diensten blijven eigendom van de Wijkraad. De bestuursleden, werkgroepen en bestuursondersteuners zijn verplicht wijzigingen t.g.v. verlies, diefstal en stukgaan van deze eigendommen direct aan het secretariaat van de Wijkraad door te geven. Bij beëindiging van de aanstelling bij de Wijkraad — hetzij door afloop van de zittingstermijn, hetzij anderszins — dient het betrokken lid alle op kosten van de Wijkraad aangeschafte materialen, goederen en diensten, alsmede bijbehorende verplichtingen en aangegane overeenkomsten, over te dragen aan het Bestuur.

Artikel 9.3

Indien een werkgroep met toestemming van het Bestuur juridisch zelfstandig wordt, m.a.w. rechtspersoonlijkheid krijgt en er geen sprake is van gewijzigde doelstellingen, worden de materialen, goederen, diensten en bijbehorende verplichtingen en aangegane overeenkomsten die in beheer zijn bij de werkgroep kosteloos overgedragen aan de nieuwe rechtspersoon.

Artikel 10. Geheimhouding

De bestuursleden zijn verplicht tot geheimhouding ten aanzien van alle zaken die tijdens een (besloten) vergadering zijn besproken en waarvoor geheimhouding wordt opgelegd. De plicht tot geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de

Wijkraad. Bij twijfel over het vertrouwelijke karakter van zaken, wordt de zaak voorgelegd aan het Bestuur.

Artikel 11. Klachten

Klachten van inwoners en belanghebbenden over het functioneren van de Wijkraad of van wijkraadsleden worden in eerste instantie behandeld door het Bestuur. b) Het Bestuur meldt de klacht en de wijze van afhandeling op het eerstvolgende Bestuursvergadering.
Indien geen bevredigende oplossing wordt gevonden kunnen zowel Wijkraad als belanghebbenden de zaak voorleggen aan de Gebiedsmakelaar Cuijk-Centrum.

Artikel 12. Slotbepaling

In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.